Автоматизація парфумерного бізнесу
Складська та торгівельна автоматизація спрощує процеси не тільки у великих мережах та на заводах. Сьогодні навіть невеликий підприємець, який торгує копіями духів через Instagram, може побудувати повноцінну систему управління продажами, запасами та постачаннями.
У парфумерній торгівлі все зав'язано на повторюваних діях. Щодня продавець робить десятки однотипних операцій: приймає оплату, оформляє доставку, записує замовлення, перераховує склад, пише клієнтам, формує звіти. Коли таких операцій стає забагато, бізнес починає «тонути» у рутині. Автоматизація потрібна, коли цифр, чеків та клієнтів стає більше, ніж можна вести вручну.
У цьому блозі команда Оптпарфум ділиться знаннями про те, як відкрити парфумерний бізнес, утримувати попит роками й отримувати прибуток, виходячи з власного досвіду в індустрії. Ми ділимося техніками продажів косметики та парфумерії, якими користуємося самі, та тими, що працюють у наших клієнтів. У цій статті розповімо, як можна автоматизувати процеси з реальною користю для маленької та великої справи.
Що входить до автоматизації парфумерного бізнесу і навіщо це потрібно: база від Оптпарфум
Автоматизація – це використання програм і обладнання, які беруть на себе повторювані дії, що раніше виконувалися вручну.
Наприклад, будь-яка торгова точка, навіть найменша, використовує касу: потрібно приймати оплату, видавати чек, враховувати знижки, оформлювати повернення. Все це робиться через касову програму, простий додаток на комп'ютері, планшеті або POS-терміналі.
Припустимо, у вас триває розпродаж жіночих парфумів: програма фіксує, скільки флаконів продано, за якою ціною, кому видали знижку, а кому бонус Після закриття зміни вся інформація автоматично потрапляє у звіт.
Подивимося, які програми для магазину косметики та парфумів ще можуть знадобитися.
Складська система з контролем залишків, термінів та партій
Кожен, хто пробував відкрити парфумерний магазин, знає, що облік залишків це постійний головний біль. Один аромат закінчився, інший переплутали за партіями, третій лежить мертвим тягарем. Раніше все рахували вручну в зошитах чи таблицях, де легко помилитися.
Тепер це робить програма обліку магазину косметики та парфумерії. Вона точно знає, що на складі, наприклад, 12 флаконів жіночої парфумерії Chanel Chance показує термін придатності кожної партії, автоматично списує продані позиції й нагадує, якщо продукція закінчується.
Складська система потрібна, коли кількість товарів перевищує обсяг, який можна контролювати вручну. Зазвичай це:
- від 150-200 найменувань (SKU) та вище;
- кілька постачальників чи партій однієї позиції (наприклад, різні об'єми одного аромату 30, 50, 100 мл);
- наявність складу та торгового залу, потрібно відстежувати рух між ними;
- паралельні продажі (офлайн, онлайн, маркетплейси).
Коли товарів десятки, можна вести облік у таблиці. Коли ж ви, наприклад, продаєте жіночу парфумерію оптом з асортиментом у сотні чи тисячі артикулів, і частина регулярно змінюється, без програми працювати не можна.
CRM-система: управління клієнтами та продажами
Це основа автоматизації торгової діяльності. Потрібна, коли інформацію про клієнтів вже не можна запам'ятати або вести в таблиці. Система об'єднує всі замовлення, листування та історію покупок в одному місці. Вона показує, хто купив аромат, коли, за якою ціною і що варто запропонувати наступного разу.
Українські рішення на кшталт SalesDrive чи KeepinCRM:
- автоматично синхронізуються з "Новою поштою", відстежуючи доставку прямо в інтерфейсі;
- передають дані між сайтом, касою та складом, щоб залишки та оплати збігалися;
- запускають розсилки базою клієнтів через email, SMS, Viber.
А ще ведуть програми лояльності та нараховують бонуси.
Програма для обліку та фінансів
Інструмент автоматизації торгівлі й бізнесу, який відповідає за гроші та документи. Фіксує кожний продаж, оплату, повернення та накладну, формує звіти щодо виторгу та прибутку. Без неї власник не бачить реальної картини: скільки заробив, де зависли оплати, які витрати з'їдають маржу.
Українці працюють з BAS, Poster POS, Join.Pro, Діловод, ERP FOSS, SalesDrive та KeepinCRM. Ці програми зберігають дані у хмарі, працюють на будь-якому пристрої, підтримують фіскальні каси та відповідають українському законодавству.
Бухгалтерії більше не потрібно зводити таблиці вручну: звіти формуються автоматично, а власник може відкрити панель і побачити фінансовий результат в реальному часі.
Що підключати?
Для часткової автоматизації магазину косметики та парфумерії, чи роздрібної інтернет-торгівлі зручніше підключити одну універсальну програму, де вже є все: каса, склад, клієнти, доставка, звіти. Це, наприклад, SalesDrive, KeepinCRM, Poster POS, Join.Pro. Вони працюють як хмарний сервіс: ви заходите через браузер або програму і бачите весь бізнес в одному вікні. Хто купив, що продав, скільки залишилося на складі, якийсь виторг. Нічого не потрібно налаштовувати, все вже пов'язано і працює автоматично. Налаштувати та вести систему може сам власник чи адміністратор магазину. Можна почати працювати за 1-2 дні без складного впровадження. Одна людина може закривати продажі, облік, розсилку, доставку.
До речі, якщо ви тільки плануєте відкрити свою крамничку, радимо почитати статтю “Як правильно продавати парфуми” у нашому блозі: буде цікаво і корисно.
Згодом, якщо підприємство масштабується, системі може не вистачити функціоналу. Завдань стає більше: окремий склад, бухгалтерія, мережа магазинів, гурт. При повній автоматизації магазину та складу зручніше працювати з кількома програмами: CRM, POS, обліковкою та ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) - це комплексна система управління усіма процесами компанії в єдиній базі. Простими словами, це «мозок» бізнесу, який поєднує продажі, закупівлі, склад, фінанси, бухгалтерію, персонал. ERP потрібна там, де вже є мережа магазинів, кілька складів, оптові постачання чи власне виробництво.
Кожна ліцензія оплачується окремо, і часто потрібна людина, яка зв'яже все між собою. Але можна вибирати рішення під конкретні завдання і підключати нові модулі в міру зростання. Наприклад, додати контроль закупівель, маркування чи облік робочого дня.
Що ще можна автоматизувати
У більшості українських програм автоматизації торгівлі в магазині (SalesDrive, KeepinCRM, Poster POS, BAS, Join.Pro, Діловод, ERP FOSS та ін.) є цілі блоки для управління маркетингом, персоналом, постачаннями та безпекою. Тобто та сама програма може закривати не лише облік, а й щоденні процеси, які раніше велися вручну або в месенджерах, від прийому замовлень на жіночі та чоловічі парфуми оптом, до формування накладних, відстеження відправлень та аналізу продажів.
Зокрема, автоматизація торгівлі може охоплювати:
- Закупівлі та роботу з постачальниками. Функція зазвичай вбудована в облікові та ERP-системи. Програма стежить за залишками і якщо якийсь аромат закінчується, пропонує сформувати замовлення постачальнику. Усі закупівлі фіксуються із зазначенням дати, постачальника та ціни, що виключає плутанину та допомагає планувати закупівлі.
- Програми лояльності. У CRM-системах можна створювати бонусні та дисконтні програми, нараховувати бали за покупки, вітати клієнтів та нагадувати про улюблені аромати. Вся історія спілкування зберігається у картці клієнта, і система сама нагадує, коли варто вийти на контакт.
- Онлайн-оплату та доставку. CRM та ERP синхронізуються з LiqPay, WayForPay, «Новою поштою», Укрпоштою, Meest. Замовлення оформлюється, чек пробивається, ТТН створюється, статус автоматично оновлюється, без ручного копіювання даних.
- Управління персоналом. POS- та ERP-системи фіксують, хто відкрив зміну, скільки чеків оформив, який середній чек, хто зробив повернення. Можна формувати графіки та автоматично рахувати зарплату та KPI.
- Інвентаризацію та маркування. Програми підтримують роботу зі сканерами штрих-кодів. При перерахунку товару система звіряє фактичні дані з урахуванням і одночасно оновлює залишки.
- Ціни та акції: вони оновлюються автоматично за заданими правилами, наприклад, під час розпродажу або падіння попиту. Зміни синхронізуються між касою, сайтом та маркетплейсами.
- Безпеку та контроль. Можна задавати права доступу та відстежувати будь-які дії працівників – повернення, зміну цін, відкриття каси.
- Майже у всіх сучасних українських системах для роздрібної торгівлі та онлайн-торгівлі можна будувати звіти прямо в інтерфейсі: бачити динаміку продажів, прибуток за брендами, ефективність акцій та результати роботи співробітників без окремого експорту даних або таблиць Excel.
Сучасні програми автоматизації торгових процесів фактично закривають весь цикл управління: від першого повідомлення покупця до Instagram до фінального фінансового звіту.
Для підприємця-початківця достатньо зв'язки CRM + касова програма + складський облік. Пізніше, зі зростанням у програмах типу “усе в одному”, можна просто додати нові функції (наприклад, модуль лояльності, контроль персоналу чи автоматизацію закупівель), система розширюється без перевстановлення і втрати даних. Такий підхід економить бюджет та допомагає вибудувати систему під реальні завдання бізнесу.
Який парфум обрати на зимуЯкі жанри та ноти шукати на парфумерній полиці, а які краще відкласти до весни.Повна версія статті
Як обрати чоловічу парфумеріюРозбираємо ноти, жанри чоловічої парфумерії та найкращі варіанти для різних запитівПовна версія статті